دقیقاً چه کاری باید انجام شود؟
ما قصد داریم یک سامانه مدیریت و پایش وظایف برای هلدینگ و شرکت‌های تابعه داشته باشیم.
منظورمان فقط ثبت یک فهرست کارها نیست؛ هر کار باید از زمان تعریف و ارجاع تا پیگیری، تکمیل و تأیید نهایی قابل رهگیری باشد.
برای هر وظیفه لازم است نوع فعالیت، موضوع، عنوان و شرح کار، شرکت یا مرجع، واحد سازمانی، مسئول انجام، اولویت، وضعیت، تاریخ شروع، موعد تحویل، درصد پیشرفت و یادداشت‌ها و اقدام بعدی ثبت شود.
سامانه هم باید مواردی مثل روزهای باقی‌مانده، تأخیر، زمان صرف‌شده و کارهای متوقف‌شده را محاسبه و مشخص کند.
مدیران باید بتوانند وضعیت کارها را به تفکیک شرکت، واحد، مسئول، اولویت، وضعیت و بازه زمانی ببینند.
در داشبورد هم شاخص‌هایی مثل تعداد کل کارها، کارهای انجام‌شده و عقب‌افتاده، موارد با اولویت بالا، درصد انجام به‌موقع و میزان پیشرفت نمایش داده شود.
همچنین ثبت سوابق تغییرات و ارسال یادآوری نزدیک موعد یا هنگام تأخیر برایمان مهم است.
سطح دسترسی هم باید متناسب با نقش کاربران تعریف شود.
در این جلسه می‌خواهیم نظر شما را درباره طراحی و اجرای چنین سامانه‌ای بدانیم؛ از جمله پیشنهادتان برای مراحل اجرا، زمان‌بندی و هزینه، و اطلاعاتی که برای شروع طراحی نیاز دارید.